O efektywności i organizacji pracy napisano tyle książek i publikacji, że można by nimi spokojnie zapełnić Morze Śródziemne, choć z pewnością trochę przelałoby się „tego” przez Cieśninę Gibraltarską.
Ten wpis pisze życie i nasze doświadczenie wynikające ze współpracy z różnymi firmami. Potraktuj go jako ciekawą formę spędzenia czasu w pracy i refleksję. Jeżeli dzięki niemu znajdziesz motywację do radzenia sobie z przeciwnościami, to poczytam to jako mój wielki sukces. Na większość z tych czynników mamy wpływ. Warto zastanowić się co można poprawić.
Miejsce 1: Facebook.
No nie myślisz chyba, że mogłoby tutaj zabraknąć największego portalu społecznościowego na świecie. Ale i również olbrzymiej platformy reklamowej i przestrzeni do wymiany myśli. Choć ta druga funkcja coraz bardziej zaczyna uwierać, gdyż postępująca degradacja wrażliwości pozwala ludziom coraz śmielej obnażać swoją głupotę oraz brak manier. Facebook trafił tutaj dlatego, gdyż umożliwia olbrzymią liczbę różnych interakcji, które skutecznie nas rozpraszają.
W przeciwieństwie do LinkedIn, gdzie masz do czynienia z mocno tematyczną i selekcjonowaną treścią, na „fejsie” znajdziesz dosłownie wszystko. Twoją uwagę przykują słodkie pandy turlające się po trawie, reklama nowego zegarka, zdjęcie znajomej z plaży na Bali, a także możesz poczuć potrzebę dogryzienia jakiemuś ignorantowi, który właśnie popełnił komentarz w poście dotyczącym drażliwych tematów.
Popatrz ilu ludzi zaczyna swój dzień pracy od rytualnego sprawdzenia tego portalu. Dlaczego to robią? „Żeby sprawdzić co słychać” – odpowie większość z nich. I to jest klucz do walki ze swoim złym przyzwyczajeniem polegającym na traceniu cennych kwadransów przy sprawdzaniu „fejsa”. Mam na myśli zasadę sprawdź raz, a dobrze. O ile nie jesteś osobą pracującą w social media, to w zupełności wystarczy. Przecież przez kilka godzin niewiele zmieni się w Twoim otoczeniu, a o najważniejszych rzeczach dotyczących bezpośrednio Ciebie i tak nie dowiesz się z Facebooka, tylko po prostu ktoś do Ciebie zadzwoni lub wyśle maila.
Miejsce 2: YouTube.
Gdy już znajomy udostępni „na fejsie” fajny filmik, wówczas prawie pewne jest, że odwiedzisz YouTube. A tam dzięki algorytmowi pokazującego powiązane filmy, otrzymasz możliwość obejrzenia kilku więcej. Kto się oprze?
YouTube to prawie tak samo skuteczny zjadacz czasu co Facebook, z jednym zastrzeżeniem: „fejsa” możesz przeglądać w ciszy, przez co łatwiej się z tym ukryć w miejscu pracy. Raczej trudno oglądać filmy bez dźwięku. No oczywiście, jeżeli kolega z pracy się nie dołączy do Ciebie, by razem oglądać filmy w stylu „instant karma”. Prócz tego YouTube zapewnia mniejsze możliwości interakcji. Dlatego zajmuje miejsce drugie depcząc „fejsowi” po piętach.
Miejsce 3: Tracisz czas na niepotrzebne rzeczy.
Miejsce trzecie jest dla pewnej przypadłości ludzkiej. Zastanów się bowiem czy przypadkiem nie przypominasz swojej matki lub teściowej, która przewraca swój czysty dom do góry nogami, by ponownie myć niewidoczne i nieistotne zakamarki myte dwa tygodnie wcześniej? A do tego jeszcze narzeka ile to ma roboty skarżąc się, że nikt jej nie pomaga.
Teraz pomyśl, które czynności wykonywane w pracy przynoszą największy efekt. Zasada Pareto mówi, że 20% z tego co robisz przynosi 80% efektu. Z drugiej strony aż 80% czynności przekłada się na 20% korzyści. Dlatego optymalizacja i dążenie do ograniczania zaangażowania w pracę na różnych szczeblach zarządzania wcale nie jest wymysłem ludzi chcących zarobić i się nie narobić przy tym. Optymalizacja pozwala skoncentrować się na tym co najważniejsze. Pozwala odcedzić te czynności, które można spokojnie outsoursować, zlecić innym lub dać sobie z nimi spokój. Zastanów się jak to wygląda u Ciebie.
Miejsce 4: Podróż do pracy i podróże podczas jej wykonywania.
Tuż za podium. Jeżeli mieszkasz z zatłoczonym mieście jak Warszawa, Kraków, Wrocław, to z pewnością przed Twoimi oczami pojawiają się obrazy z dzisiejszej drogi do pracy. Ale również mieszkanie w małym mieście może być uciążliwe pod tym względem, gdyż często trzeba przeciskać się wąskimi i zatłoczonymi ulicami.
To jak uczynić swoją drogę do pracy szybszą i mniej stresującą to zagwozdka dla tysięcy ludzi. Problem komplikuje się, gdy podczas jej wykonywania musisz odbywać różne spotkania poza biurem. Spotkanie w kawiarni koło biura, później szybki skok na Powiśle i 20 minut by dostać się na Żoliborz. Później jakimś cudem może się udać podróż na Wawer w dwa kwadranse. Aha, i jest jeszcze spotkanie o 15 na Puławskiej na Mokotowie, niech te korki trafi…
Miejsce 5: Niewłaściwy czas pracy.
Według niezależnych badań człowiek jest najbardziej efektywny w pracy przez 6-6,5 godziny. Zegar efektywności w przypadku większości z nas wskazuje zwykle godzinę 10:00 jako początkowy moment tego najefektywniejszego momentu dnia.
Ale to wszystko jest mocno subiektywne i zależy od naszego trybu życia, preferencji, charakteru. Ludzie dzielą się bowiem na skowronków rozpoczynających dzień wcześnie i sowy bardziej aktywne w porze wieczornej.
Jeżeli masz ten komfort elastycznych godzin pracy, warto zastanowić się nad wypełnianiem swoich obowiązków właśnie wówczas gdy masz największą energię i koncentrację. Oczywiście bez popadania w skrajności, praca w godzinach 19:00 – 3:00 niekoniecznie sprawi, że znajdziesz Klientów, ani że odbędziesz ciekawe spotkania biznesowe. Kwestią zasadniczą jest pogodzenie własnych preferencji z trybem pracy Twojej firmy i wymaganiami partnerów biznesowych.
Miejsce 6: Dobry kolega.
Koleżeńskość i dobra atmosfera w miejscu pracy to bardzo ważny element budowania stabilnej, rozwijającej się firmy. Korporacje inwestują setki tysięcy złotych właśnie po to, by integrować (czasami nieco na siłę, ale to już szczegół) ludzi znających się tylko zza biurka. Dlatego fakt, że pracownicy Twojej firmy lubią się i nie mają problemu z relacjami, należy uznać za błogosławieństwo, bez względu jak liczny jest to zespół. Ale jest też druga strona medalu…
Wygadany, obdarzony specyficznym poczuciem humoru kolega to prawdziwy zjadacz czasu. Swojego, Twojego i jeszcze kilku innych osób. Dlaczego akurat jest on na ostatnim miejscu? Ponieważ można z efektami ubocznymi najskuteczniej walczyć. Jak? Wprowadzając kulturę organizacji. To temat rzeka, ale firmy z własna kulturą, zwyczajami, misją, budują swój unikalny kapitał. Często w ramach tej kultury organizacji pojawiają się bardzo oryginalne pomysły, np.:
Każdy przyłapany na oglądaniu YouTube, siedzeniu na fb lub siedzeniu na przerwie lunchowej więcej niż 20 minut, musi wrzucić 5 złotych do wspólnej puszki. Co miesiąc zawartość puszki zostaje przekazana na schronisko dla zwierząt.
Lub
Osoby przyłapane na gadaniu o sprawach niezwiązanych z pracą poza przerwami, następnego dnia rano odbywają obowiązkowy kurs do piekarni celem przyniesienia zespołowi świeżych bułeczek.
Na koniec:
O tym co zjada nasz czas pracy można mówić i pisać wiele. Ale jestem ciekawy Twoich odczuć i obserwacji. Daj mi znać w komentarzach poniżej co sądzisz na ten temat. Chętnie przeczytam o Twoim punkcie widzenia.
Mateusz Paweł Matlak
mateusz@pracownia-synergii.pl
Zapisz się do naszego newslettera by otrzymać specjalny wpis poświęcony zasadom skutecznej sprzedaży w Internecie. Jest to poradnik „nieoczywisty”, również dla tych, którzy wcale nie prowadzą sklepów internetowych.
Comment